Πώς να έχετε μια νοοτροπία με νόημα συναντήσεων όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως

Πώς να έχετε μια νοοτροπία με νόημα συναντήσεων όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως

Oktober 1, 2022 0 Von admin

Πριν από την πανδημία, τα ημερολόγιά μας ήταν ήδη υπερφορτωμένα με συναντήσεις. Ο COVID χτύπησε και η προσωπική και εικονική συνάντησή μας έγινε ΟΛΗ εικονική. Το να παραμένουμε συνδεδεμένοι είναι μια αξιοθαύμαστη πρόθεση, αλλά η μανία μας για συναντήσεις είχε αρνητικό αντίκτυπο: αύξηση της εικονικής κόπωσης και μείωση της παραγωγικότητας.

Ήρθε η ώρα να σταματήσετε την τρέλα και να αμφισβητήσετε την ανάγκη τόσα πολλά συναντήσεις. Πόσο υγιής και σκόπιμη είναι η προσέγγιση του οργανισμού σας στις συναντήσεις; Μπορείτε να καλέσετε μια συνάντηση όποτε νιώθετε την ανάγκη; Ή έχει δημιουργήσει ο οργανισμός σας πρωτόκολλα συναντήσεων;

Θα θέλαμε να εισαγάγουμε έναν νέο τρόπο σκέψης για τις συναντήσεις: το Σημαντική νοοτροπία συνάντησης™. Αυτή η προσέγγιση αποτρέπει την ψηφιακή κόπωση και προστατεύει τον βαθύ χρόνο εργασίας, ενώ διατηρεί ζωντανές τις κοινωνικές συνδέσεις και προωθεί τα έργα.

Τι είναι μια νοοτροπία με νόημα συνάντησης;

Οι συναντήσεις είναι απαραίτητες, αλλά πρέπει να είναι χρήσιμες για τους συμμετέχοντες—αυτό δεν συμβαίνει πάντα αυτή τη στιγμή. Όταν η ομάδα σας υιοθετεί τη νοοτροπία Meaningful Meeting™, δεν προγραμματίζετε αυτόματα μια συνάντηση από προεπιλογή. Αντίθετα, σταματάτε για μια στιγμή για να προσδιορίσετε τις προθέσεις σας για τη συνάντηση και να αποφασίσετε εάν μπορείτε να επιτύχετε τους στόχους σας με άλλο τρόπο.

Οι συναντήσεις έχουν προγραμματιστεί για πολλούς σκοπούς:

  • Ενημέρωση κατάστασης
  • Αναζητώντας πληροφορίες ή συζήτηση
  • Καταιγισμός ιδεών ή συνεργασία
  • Συζήτηση επειγόντων ή ευαίσθητων θεμάτων, όπως δύσκολη ανατροφοδότηση
  • Δημιουργία συναίνεσης και/ή λήψη αποφάσεων
  • Γνωριμία με έναν νέο συνάδελφο ή σύσφιξη σχέσεων με συναδέλφους από άλλο τμήμα

Επανεξέταση Συναντήσεων

Είναι μια ζωντανή συνάντηση ο καλύτερος τρόπος για να πετύχετε το σκοπό σας;

Μια ασύγχρονη μέθοδος ανταλλαγής ή συζήτησης πληροφοριών θα ήταν καλύτερη επιλογή για όλους τους εμπλεκόμενους;

Οι ενημερώσεις κατάστασης είναι φρούτο χαμηλών τόνων που μόλις ώριμα για το Meaningful Meeting Mindset™. Μια ζωντανή σύσκεψη δεν είναι ο μόνος τρόπος για να λαμβάνετε ενημερώσεις κατάστασης. μπορείτε να τα μοιραστείτε μέσω Asana, Teams ή Slack. Δεν χρειάζεται να θέσετε εκτός νόμου τις συναντήσεις για το καθεστώς εάν υιοθετήσετε αυτήν τη νοοτροπία. Αντίθετα, γίνεστε επιλεκτικοί και στρατηγικοί σχετικά με το πότε έχετε συναντήσεις κατάστασης.

Ο ομαδικός καταιγισμός ιδεών είναι μια άλλη δραστηριότητα που πρέπει να επανεξεταστεί. Αντί να προγραμματίσετε μια ζωντανή σύσκεψη, μπορείτε να δημοσιεύσετε ερωτήσεις ή να κάνετε slide decks σε ένα νήμα Teams ή Slack και να προσκαλέσετε τους συμπαίκτες σας να κάνουν καταιγισμό ιδεών εκεί. Αυτή η ασύγχρονη προσέγγιση δίνει στους συμμετέχοντες περισσότερο χρόνο να σκεφτούν βαθιά προτού συνεισφέρουν και να απαντήσουν όταν είναι καλύτερο για αυτούς.

Εάν αποφασίσετε ότι μια ζωντανή συνάντηση είναι η καλύτερη μέθοδος για τον σκοπό σας, καλέστε μόνο τα άτομα που είναι απολύτως κρίσιμα για την επιτυχή έκβαση της συνάντησης. Στείλτε μια εστιασμένη ατζέντα συνάντησης εκ των προτέρων μαζί με οποιαδήποτε εργασία πριν από τη συνάντηση. Η προεργασία είναι ένα ουσιαστικό στοιχείο της νοοτροπίας Meaningful Meeting™. Πραγματοποιήστε ό,τι μπορείτε πριν από τη συνάντηση, ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο ατζέντας σε δραστηριότητες, όπως η συζήτηση και οι αποφάσεις, οι οποίες είναι καλύτερα να γίνονται «από κοντά».

Πλεονεκτήματα νοοτροπίας με νόημα συνάντησης

  • Πιο γρήγορα αποτελέσματα. Όταν φροντίζετε για την προεργασία πριν από τη συνάντηση, ο χρόνος που περνάτε μαζί χρησιμοποιείται πιο αποτελεσματικά. Οι συζητήσεις προχωρούν γρήγορα στις αποφάσεις. Καθώς τα θέματα της ημερήσιας διάταξης σημειώνονται και επιτυγχάνονται τα επιθυμητά αποτελέσματα, η εργασία προχωρά και οι συναντήσεις χρειάζονται λιγότερο χρόνο.
  • Λιγότερες συναντήσεις. Δεν χρειάζεται πλέον να προγραμματίζετε δευτερεύουσες συναντήσεις για να αντιμετωπίσετε αυτό που θα έπρεπε να είχε επιτευχθεί στην πρώτη συνάντηση. Όλοι μαθαίνουν να επωφελούνται από ασύγχρονες μεθόδους για ανταλλαγή πληροφοριών, συζήτηση και συνεργασία.
  • Θετικές στάσεις. Με λιγότερες συναντήσεις στο πρόγραμμά τους, οι εργαζόμενοι έρχονται σε συναντήσεις με θετική στάση. Δεν δυσανασχετούν πια για την καταπάτηση του χρόνου τους. Το ηθικό βελτιώνεται. Όλοι έχουν καλύτερη διάθεση για να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις και να ακούσουν νέες ιδέες.
  • Αυξημένη παραγωγικότητα. Το προσωπικό έχει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί σε στρατηγική, βαθιά δουλειά. Μπορούν επιτέλους να σημειώσουν πρόοδο σε μεγάλα έργα.
  • Πιο υγιείς εγκεφάλους. Πείτε αντίο στην κούραση του Zoom και στη θαμπάδα που προκαλεί. Η ισορροπία επανέρχεται στο ημερολόγιο όλων.
  • Θεσμική γνώση. Όταν χρησιμοποιείτε ασύγχρονες μεθόδους για ενημερώσεις κατάστασης, οι πληροφορίες έργου και οι θεσμικές γνώσεις καταγράφονται για όλους, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν νέα άτομα εντάσσονται σε μια ομάδα έργου ή έναν οργανισμό.
  • Διαφάνεια και υπευθυνότητα. Αυτά τα ασύγχρονα κανάλια κρατούν όλους ενήμερους. Τα μέλη της ομάδας κατανοούν καλύτερα ο ένας τους ρόλους και τις ευθύνες του άλλου. Οι άνθρωποι θεωρούνται πιο εύκολα υπεύθυνοι για τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί.